Чек-лист по выявлению и устранению несоответствий в данных в разделах Навигатора
РАБОТА С РАЗДЕЛАМИ НАВИГАТОРА
Предлагаем вашему вниманию чек-лист по быстрому выявлению и устранению основных несоответствий в данных таких разделов Навигатора как: Организации, Программы, Заявки, Журнал посещаемости, Пользователи сайта, Дети. Информация из любого Регионального Навигатора автоматически передается в Навигатор Федеральный, в систему которая вам знакома по следующему наименованию ЕАИС ДО (Единая автоматизированная информационная система дополнительного образования). Поэтому очень важно поддержание данных в Навигаторе в консистентном состоянии, и задача Регионального Администратора выявить несоответствия в данных и повлиять на скорое устранение несоответствий в данных в разделах Навигатора.
ОРГАНИЗАЦИИ
Профиль организации - «сердце» учреждения в Навигаторе. При создании Профиля Администратор муниципалитета или Региональный администратор, как правило, заполняет только необходимый минимум информации (не все поля) и создаёт одну учетную запись (аккаунт) для того чтобы представитель учреждения получил доступ к созданному Профилю. Далее, получив доступ к Профилю, представитель учреждения заполняет всю остальную информацию в нём самостоятельно.
Как выявить основные несоответствия в разделе Организации? Для этого следует выбрать следующие фильтры:
1. Необходимо проверить заполненность всех полей во всех вкладках в Профиле организации, в первую очередь отмеченных символом в виде звездочки красного цвета, т.е. полей обязательных к заполнению. Также мы рекомендуем заполнять в карточке профиля организации поля Ведомство, Уровень подчинения, Тип организации, Вид организации для общей полноты данных, даже если поля не являются обязательными к заполнению, все данные передаются в ЕАИС ДО и могут быть необходимы для различного рода управленческого анализа. Как проанализировать заполненные данные в профиле организации на корректность и соответствие? Для этого использовать фильтры в столбцах Ведомство (1), Уровень подчинения (2), Тип организации (3), Вид организации (4) и просмотреть имеющиеся данные об организации на корректность и выявить несоответствия.
2. Как найти удаленные организации, в которых числятся обучающие? Для этого выбрать фильтр столбца Удалена - Да (1), применить сортировку по убыванию по столбцу Число обучающихся (2). Результатом будет реестр удаленных организаций с количеством обучающихся больше 0, что является критическим несоответствием и требует незамедлительного исправления.
ПРОГРАММЫ
В разделе Программы содержится информация обо всех созданных в системе программах на текущий момент. Здесь имеются большое количество столбцов и фильтров, с помощью которых можно выявить и устранить несоответствия в данных раздела, также строить практически любые управленческие отчеты и получать их в виде выгрузки в формате csv., дальше производить импорт данных в excel таблицу, работать с ней, строить сводные и тд.
Как выявить основные несоответствия в разделе Программы? Для этого следует выбрать следующие фильтры:
1. Для того, чтобы проанализировать количество неопубликованных программ необходимо выбрать Статус - Черновик, Модерация, Ожидает правки (1), либо поочередности выбирая каждый статус, либо использовать мультифильтр. Причины таких статусов могут быть разные, статус Черновик - программу начали создавать и прервались на этапе создания расписания, после забыли вернуться, программы со статусом Модерация - ожидают решения Администратора муниципалитета, Ожидает правки - программы ожидают корректировок со стороны представителей учреждения и тд. Внизу страницы будет видно общее количество возможно потенциальных программ в будущем с итоговым статусом Опубликовано (2). Наша рекомендация просматривать программы с такими статусами и анализировать причины, почему программа долго является неопубликованной.
2. Когда программа не является активной, действующей, она не рабочая, и соответственно представитель учреждения переносит ее в Архив. Как найти архивные программы, в которых числятся обучающие? Для этого выбрать фильтр столбца Статус - Архив (1), применить сортировку по убыванию по столбцу Число обучающихся (2). Результатом будет реестр архивных программ с количеством обучающихся больше 0, что является критическим несоответствием и требует незамедлительного исправления - отчисления детей с обучения.
3. По такой же аналогии необходимо проверить есть ли в удаленных программах обучающиеся? Для этого выбрать фильтр столбца Удалена - Да (1) и применить сортировку по убыванию по столбцу Число обучающихся (2). Результатом будет реестр удалённых программ с количеством обучающихся больше 0, что является критическим несоответствием и требует незамедлительного исправления - отчисления детей с обучения.
4. Следующие фильтры, с помощью которых можно анализировать данные. Районы, здесь можно применить сортировку по возрастанию (1), чтобы понять в каких карточках программ не указан район. Таким образом выводится на экран перечень всех программ, в которых районы не заполнены. Такие данные также передаются в ЕАИС ДО и могут быть необходимы для различного рода управленческого анализа. Необходимо добавить информацию в карточке программы для общей полноты данных, даже если поле не является обязательным к заполнению.
5. Хотим обратить внимание, что в рамках любой направленности есть профиль Прочее.
Для чего нужен профиль Прочее? Для того, чтобы дать возможность организатору создать карточку программы, если на текущий момент того профиля нет, который ему требуется установить. Для этого Организатор обращается или к Администратору муниципалитета или к Региональному администратору с просьбой добавить такой то профиль в систему, по причине отсутствия подходящего профиля для его программы.
На рисунке ниже мы видим большое количество программ находящихся в Прочее (1), но для которых есть уже созданные подходящие профили (2).
Мы рекомендуем не использовать профиль Прочее, так как родителю будет труднее на сайте найти нужную программу. Поэтому необходимо просматривать программы с таким профилем Прочее, находить и исправлять несоответствия, так как это может быть причиной, почему программу не находят родители на сайте.
6. Какие еще полезные фильтры можно вывести на экран в разделе Программы для анализа данных: Общий рейтинг, Автоматические баллы и Баллы.
Баллы программы влияют непосредственно на расположение программ на общедоступном сайте. Чем лучше красочнее оформлена программа, тем больше у нее баллов, тем выше программа поднимается в каталоге программ и в первую очередь рекомендуется тем, кто просматривает сайт. Общее набранное количество баллов можно увидеть в столбце Баллы (1). Как найти опубликованные программы с наименышим количеством баллов? Для этого следует выбрать фильтр столбца Статус - Опубликовано (2), применить сортировку по возрастанию по столбцу Баллы (3). Результатом будет реестр опубликованных программ с наименьшим количеством набранных баллов, что является несоответствием и требует особого внимания для исправления.
В карточке программы есть вкладка Баллы (1), в которой можно ознакомиться с правилами расчета баллов программ в Навигаторе (2). Во вкладке Баллы представлено количество набранных баллов по каждому критерию (3). Важно понимать, что программа с наименьшим количеством баллов представлена для родителя в самом конце на сайте в каталоге в рубрикаторе Наши рекомендации. И это тоже может быть причиной, почему программу не находят родители на сайте. Рекомендуем обращать внимание на программы с наименьшим количеством баллов. Требуется усовершенствовать карточку программы, заполнив все имеющиеся поля, добавив фотографии в галерею и др.
ЗАЯВКИ
В разделе Заявки осуществляется просмотр заявок и их обработка. Пользователи Навигатора подают заявки для записи детей на участие в программах дополнительного образования через сайт Навигатора. Своевременная обработка заявок очень важна и влияет на показатели аналитических и статистических данных, которые передаются в ЕАИС ДО.
Как выявить основные несоответствия в разделе Заявки? Для этого следует выбрать следующие фильтры:
1. Для того, чтобы выявить общее количество необработанных заявок (Статусы: Новая, Подтверждена, Отложена) и понять есть ли среди них заявки просроченные, которые не были обработаны долгое время по каким-либо причинам следует выбрать фильтр Статус - Новая, Подтверждена, Отложена (1), (либо поочередности, либо как мультифильтр одновременно) и далее по столбцу Дата создания применить сортировку по возрастанию (2). Результатом будет реестр необработанных заявок с давним сроком создания (3), что является критическим несоответствием и требует незамедлительного исправления - обработки заявок с применением статуса Отменена, если заявки неактуальны.
2. В Навигаторе есть идентификация данных любого пользователя, подтверждение данных ребенка в системе с помощью ввода номера СНИЛС в его профиль, чтобы исключить возможность дублирования записей и возможность появления в системе не валидных данных. Как найти заявки с неподтвержденными данными о ребенке? Для этого следует выбрать фильтр столбца Ребенок подтверждён - Нет (1), выбрать фильтр Статус - Новая, Подтверждена, Отложена (2). Результатом будет реестр заявок с неподтвержденными данными о ребенке (3), что является несоответствием и требует особого внимания для исправления.
ЖУРНАЛ ПОСЕЩАЕМОСТИ
Какую информацию для анализа можно почерпнуть из раздела Журнала посещаемости? Первое о посещаемости, об отменённых, перенесенных, добавленных занятий, о календарно тематическом планирование, в разделе можно сделать выгрузку, нажав на соответствующую кнопку, получив отчет в виде выгрузки в формате csv., производить импорт данных в excel таблицу, работать с ней, строить сводные и тд.
Как выявить основные несоответствия в разделе Журнал посещаемости? Для этого следует выбрать следующие фильтры:
1. Как найти программы, в группах которых не заполнен период обучения? Для этого следует выбрать фильтр столбца Статус - Действующая (1), фильтр Тип – Группа (2), применить сортировку по возрастанию столбца Дата начала (3). Результатом будет реестр групп с незаполненным периодом обучения (4), что является несоответствием и требует исправления.
2. Как найти группы, в которых нет расписания? Для этого следует использовать фильтр столбца Есть расписание - Нет, выбрать фильтр столбца Статус - Действующая (2), фильтр Тип – Группа (3). Результатом будет реестр групп не имеющих расписания, что является несоответствием и требует исправления.
ДЕТИ
В профиле любого ребенка указаны Фамилия имя Отчество, число месяц год рождения, данные о ребенке вносятся родителем в своем личном кабинете и после этого данные в системе проходят проверку валидацию и дальше происходит подтверждение данных у ребенка. Для чего подтверждаются данные о ребенке? Для того чтобы у ребенка была возможность получить сертификат дополнительного образования, для того чтобы его данные были 100% идентифицированы в системе, исключались возможные дубли, особенно в случае, если есть однофамильцы, и для того, чтобы была возможность зачисления ребенка на обучение.
Как выявить основные несоответствия в разделе Дети? Для этого следует выбрать следующие фильтры:
1. Как найти детей с неподтверждёнными данными? Для этого следует выбрать фильтр столбца Удален - Нет (1), фильтр Подтверждён – Нет (2). Результатом будет реестр детей с неподтверждёнными данными, что является несоответствием и требует исправления - провести операции по подтверждению данных о ребенке в системе. Происходит это с помощью ввода в систему номера СНИЛС конкретного ребенка. При подтверждении очень важно обращать внимание на корректность внесенных данных в профиль ребенка.
2. Как выявить некорректные введенные данные в профиль ребенка? Для этого следует выбрать фильтр столбца Удален - Нет (1), фильтр Подтверждён – Да (2), по столбцу Дата рождения (3) применить сортировку по возрастанию и убыванию. Результатом будет реестр с подтвержденными данными детей и с некорректной датой рождения (4), что является несоответствием и требует исправления. Родитель при вводе данных может ошибиться, и если такое встречается, то нужно выйти с ним на связь и уточнить верные данные. При подтверждении данных в системе фиксируется то учреждение, которое подтвердило данные о ребенке. Подтвержденных данных с некорректной неверной датой в системе не должно быть, требуется тщательная проверка данных перед подтверждением в системе.
3. По такой же аналогии необходимо проверить есть ли некорректно введенные ФИО ребенка? Для этого выбрать фильтр столбца Удалена - Да (1), фильтр Подтверждён – Да (2), по столбцу ФИО ребенка применить сортировку по возрастанию и убыванию (3). Результатом будет реестр с подтвержденными данными детей и с некорректным ФИО ребенка (4), что является несоответствием и требует исправления.
4. В подтвержденных данных о ребенке необходимо наличие информации об муниципалитете. Как выявить некорректные введенные данные в профиль ребенка? Для этого выбрать фильтр столбца Удалена - Да (1), фильтр Подтверждён – Да (2), по столбцу Муниципалитет применить сортировку по возрастанию (3). Результатом будет реестр с подтвержденными данными детей с незаполненным муниципалитетом (4), что является несоответствием и требует исправления. Муниципалитет подтягивается из карточки родителя, соответственно в карточке родителя (представителя ребенка) необходимо указать муниципалитет.
ПОЛЬЗОВАТЕЛИ САЙТА
В разделе Пользователи сайта содержится список зарегистрированных пользователей сайта Навигатора. Соответственно информация о родителях (представителей ребенка) будет доступна в этом разделе в тот момент, когда на любую из программ от лица родителя поступит хотя бы одна заявка.
Как выявить основные несоответствия в разделе Пользователи сайта? Для этого следует выбрать следующие фильтры:
1. После регистрации родителя (представителя ребенка) на сайте Навигатора на указанную почту отправляется письмо приветствия и ссылка для подтверждения электронной почты. Без подтверждения своей почты родитель не сможет восстановить пароль, если он будет забыт, не сможет редактировать свой профиль и не сможет получать системные уведомления от Навигатора. Как найти пользователей сайта с неподтверждённой электронной почтой? Для этого выбрать фильтр столбца Удален - Не удалено (1), фильтр Подтверждён – Не подтверждено (2). Результатом будет реестр пользователей сайта с неподтвержденной электронной почтой (3), что является несоответствием и требует исправления - провести работу с пользователями сайта, чтобы 100% профилей родителей были подтверждены, чтобы все пользователи сайта целиком и полностью могли пользоваться всем функционалом Навигатора.
Что должен сделать пользователь системы управления с профилем, у которого не подтверждена электронная почта? При открытие карточки профиля родителя отметка в поле Проверен (1) будет отсутствовать. Пользователю системы управления следует отправить повторное письмо с подтверждением электронной почты. Клавиша (2), при нажатии которой в системе сформируется задание - отправить пользователю сайта письмо с ссылкой для подтверждения электронного адреса. Ни в коем случае самостоятельно устанавливать отметку в поле Проверен не нужно. Это произойдет автоматически, когда родитель получит повторно отправленное письмо, он пройдет по ссылке и таким образом завершит процедуру регистрации на сайте.
2. В профилях родителей (пользователей сайта) с подтвержденной электронной почтой необходимо наличие информации об муниципалитете и телефоне. Как выявить некорректные данные в профили родителя? Для этого выбрать фильтр столбца Удален - Не удалено (1), фильтр Подтверждён – Подтверждено (2), по столбцу Муниципалитет (3) и Телефон (4) применить сортировку по возрастанию. Результатом будет реестр пользователей сайта с подтвержденной электронной почтой и с незаполненными муниципалитетом и телефоном (5), что является несоответствием и требует исправления.
Вот таким образом в разделах Организации, Программы, Заявки, Журнал Посещаемости, Дети, Пользователи сайта вы можете анализировать данные, использовать различные фильтры и выгружать себе отчеты для ваших управленческих, аналитических нужд, находить вовремя несоответствия и своевременно их устранять.
Пожалуйста, пройдите небольшой опрос, чтобы мы могли усовершенствовать контент, нам важно ваше мнение об этой статье!
К заполнению формы можно перейти по ссылке Форма обратной связи, либо заполнить форму обратной связи ниже: